EL PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN

Por Alexandra Londoño

El proceso administrativo tuvo su origen en la teoría clásica de la administración,  con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos.  Fue una de las primeras personas en escribir un libro específico sobre administración, y fue considerado como el padre de la Teoría Clásica.  Además fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial,  estableció catorce principios de la administración los cuales se encuentran consignados en la ORT “Organización Racional del Trabajo”, dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que son llamadas funciones básicas de la empresa, se debe tener en cuenta que la función administrativa no es lo mismo que el proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones básicas de la empresa para ver sus diferencias:

·         Funciones Técnicas: Están relacionadas con la producción de bienes y servicios de la empresa.

·         Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o intercambio entre las empresas, proveedores y clientes.

·         Funciones Financieras: Se relaciona con la búsqueda y gerencia de capitales.

·         Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la protección y conservación de los bienes de las personas.

·         Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros, balances y estadísticas.

·         Funciones Administrativas: Son la integración de las otras cinco funciones, están encargadas de coordinar y sincronizar las demás funciones de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.

Las funciones administrativas se definen como el acto de administrar: Planear,  organizar, dirigir, coordinar, y controlar

La Planeación, es el primer paso del proceso administrativo, en esta etapa visualizamos el futuro y se traza el programa de acción.

“…Prever o planear aquí, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo: Prever ya es obrar” Dávila C. (1996) citado por Fayol, 1961:183).

En la planeación se encuentran dos componentes, el pronóstico y la preparación del pronóstico,  El concepto que se tiene de planeación es muy importante, pero no están elaborados los supuestos que lo sustentan.

Hay que señalar la necesidad de planear y no solo en la empresa sino en toda nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos a Henry Fayol, a pesar de sus debilidades, la planeación ha avanzado en especial en cómo enfocarla y realizarla con las contribuciones hechas por otros sectores diferentes al fayolismo.  Dávila C. (1985). Veamos lo que piensan otros autores:

. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios, la secuencia de operaciones y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. Ponce Reyes A

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Scanlan B.

En la etapa de la planeación siempre se debe fijar unas metas y unos objetivos claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe saber el gusto de los clientes a los que se les ofrecerá el producto o el servicio, al igual que hay que prever otras alternativas porque si una no funciona estará la otra para llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea a corto, mediano y largo plazo.

Después de ya haber planeado o haber realizado un pronóstico de lo que se quiere conseguir se debe organizar las ideas,   y con este se empieza el segundo paso del proceso administrativo, Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.

“…Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal”. Dávila C. (1996) citado por (Fayol, 1961:198).

Al tener en cuenta que organización como entidad social de la empresa es donde un grupo de personas se reúnen e interactúan entre sí para alcanzar un objetivo específico.  Con esto se quiere decir, que organización, son todas las personas que participan en una empresa, porque como empleados forman una organización formal pues esta se basa en la división del trabajo ya que es la organización formalizada oficialmente, y también está la organización informal pues es aquella que se forma espontáneamente entre un grupo de personas que tienen temas afines o gustos por algún tema en especial y esta organización no aparece en ningún documento formal de la empresa.

También se tiene la organización como función administrativa y parte del proceso administrativo.  En este sentido, organización significa estructurar e integrar los recursos y los órganos encargados de su administración, relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001).

La organización de las empresas cumple un papel muy importante ya que maneja tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales.  El primer nivel se refiere a la superestructura de la empresa, el formato organizacional y los procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la agrupación de unidades de subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero se refiere a la estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.

Con la planeación y la organización no se debe descuidar el tercer paso del proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y orientar al personal de la empresa y este paso es más que una obligación es como un arte ya que está basado principalmente en las cualidades personales y en los conocimientos de los principios generales de la administración. Al dirigir una empresa se trata es de hacerla funcionar.

La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia  para la administración, puesto que, ante diversas circunstancias, determina el grado de éxito o fracaso de las personas o las organizaciones. (Barajas Medina J)

Aunque en todo organismo social cada día se toman decisiones importantes,  los subordinados consultan y esperan las decisiones de los jefes para emprender una tarea. Las decisiones son adoptadas por quien dirige, y quien dirige es responsable en diversos grados del conjunto de sus decisiones, por tanto, dirigir y tomar decisiones son acciones fundamentales de la función administrativa.

Se deben tomar las decisiones con racionalidad y así cumplir políticas y reglas establecidas ya que al tomar decisiones irracionalmente estas pueden ser impulsivas, emotivas, caprichosas y otras más habrá una tendencia a caer en errores que más adelante traerán arrepentimientos por haber actuado de esa manera pero ya no hay nada que hacer después de haber obtenido los resultados.

Para que todo este conjunto de funciones actúen perfectamente  en una empresa se debe coordinar y empezamos el cuarto paso del proceso administrativo y se refiere a ligar, unir, o armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

“La organización comienza cuando las personas, aunque solo sean dos o más, combinan sus esfuerzos para un fin determinado.”  (Mooney y Reiley. Citado por Urwick, 1969:160).

Aunque en la actualidad este paso ha ido pasando a otro nivel y el proceso administrativo se está basado en cuatro fases planear, organizar, dirigir y controlar.  Hay autores que piensan que este paso es el más importante de los propuestos como es (coordinación, escalar, funcional, y staff).

Algunas personas piensan que simplemente la coordinación se ha abolido del proceso administrativo pero no es así, simplemente  se encuentra ligada a cada una de las etapas y sirve de unión entre ellas y es aceptada como el núcleo o esencia de la administración.

La necesidad de coordinar es aceptada fácilmente,  pero se convierte en uno de los dolores de cabeza para los administradores por la diferencia de intereses, esfuerzos, enfoques de cada persona que integra la organización.

Una coordinación eficiente para un gerente le evitara un desgaste extremadamente costoso en tiempo, dinero y esfuerzo.

Se ha llegado a la última etapa del proceso administrativo controlar, pero está estrechamente ligado a la planeación, ya que sirve de retroalimentación a futuros proyectos.

Controlar consiste en establecer sistemas para medir y corregir las acciones realizadas por los integrantes del organismo social; y con esto asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando, por eso cuando se decía que entre más claros y completos sea lo planeado más fácil será controlar.

El control se aplica a funciones específicas por consiguiente, son comunes en la producción, calidad, inventarios, ventas, salario, etc. Y entre los principales medios de control se tiene: la observación personal, los presupuestos, las estadísticas, las auditorias, entre otras.

Los administradores pasan buena parte del tiempo observando, revisando y evaluando el desempeño de las personas, de los métodos y los procesos.

La finalidad del control es asegurar que los resultados de las estrategias, políticas y directrices (nivel institucional), de los planes tácticos (nivel intermedio), y los planes operacionales (nivel operacional), se ajusten tanto sea posible a los objetivos previamente establecidos.  Los tres niveles de control están interconectados y entrelazados íntimamente.  En la práctica, no existe una separación clara entre ellos.

Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras cinco funciones esenciales, es necesario no confundirlas con la dirección, porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales; la administración no es sino una de las seis funciones, cuyo ritmo es asegurado por la dirección.

En conclusión se ha nombrado a  cada uno de los pasos del proceso administrativo. Pero ¿qué importancia tiene este para los administradores profesionales y los administradores empíricos?

Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra innato en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas,  ya que el solo hecho de pensar y planear una acción siempre están relacionados con obtener una meta o un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos que nos fijamos son motivados por determinados factores que nos impulsan a orientar el pensamiento y acciones a lo  que se desea  y queremos lograr.

Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se desea se puede lograr o hacerlo realidad por muchos motivos externos, pero hay algunas circunstancias  en que las personas son responsables directas.  Pero el solo hecho de que una persona oriente su pensamiento y acción para lograr un objetivo no quiere decir que este sea un administrador, el solamente realiza un acto administrativo y estos actos pueden ser eficientes o deficientes, pero cuando un grupo de personas se convierten en un organismo social, ahí si se dará la administración, y este grupo tratara de lograr los objetivos que les dieron origen.  Y dentro de este organismo social cualquiera que sea el nivel que ocupe una persona, este tendrá cierto grado de responsabilidad en la administración el organismo.

El administrador empírico es aquella persona que se guía por su conocimiento, experiencias vividas para conducir el grupo, este administrador actúa de forma innata y puede ser eficiente o deficiente por no tener los conocimientos.

El administrador profesional es la persona que debe poseer un conjunto de conocimientos sistematizados para poder planear, organizar, dirigir y controlar técnicamente las actividades del grupo, con el fin de lograr los objetivos.  El conocimiento teórico y la experiencia adquirida en su aplicación, garantizan la obtención de una administración eficiente. Barajas Medina J. (1194)

Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr los objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya sea empírico o profesional.  Además el estudio de la administración sirve  para que las personas mejoren la realización de sus actos.  Y es aquí donde encontramos la importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no se puede controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la importancia de cada una de ellas, porque cada persona es administradora de su propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la forma como la administre   tendrá la capacidad de conducir  un grupo ya sea sin o con  el conocimiento necesario.

Bibliografía 

Barajas Medina J. (1996) Curso introductorio a la administración, (3ra ed.) Trillas, México.

Chiavenato I, (2001) Administración proceso administrativo,  (3ra ed.) Mc Graw Hill, Bogotá.

Chiavenato I, (2007) Introducción a la teoría general de la administración, (7a. ed.) Mac Graw Hill, México.

Dávila L. C. (1996) Teorías organizacionales y administración (ed. Revisada) Interamericana, Colombia.